Política de tratamiento de datos

1.    OBJETIVO

 

Establecer los lineamientos, principios y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos por OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

 

2.    ALCANCE

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a toda la información personal registrada en las bases de datos de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. y sus sucursales, que sea objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

 

Esta política se aplicará a todas las actividades desarrolladas por la compañía, tanto actuales como futuras, en el marco de su objeto social o de cualquier actividad comercial, contractual o legal que implique el tratamiento de datos personales.

 

En consecuencia, será de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, contratistas, proveedores y terceros que, en desarrollo de sus funciones o vínculos con la organización, accedan, administren o traten datos personales por cuenta de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S.

 

La política incorpora tanto disposiciones generales como específicas, orientadas a garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, responsabilidad demostrada, seguridad, confidencialidad y protección de datos personales.

 

3.    ASPECTOS A TENER EN CUENTA

 

3.1. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. es una persona jurídica de derecho privado, constituida mediante Escritura Pública No. 1744 del 6 de septiembre de 2001, inscrita en el registro mercantil bajo el No. 74336-16.

 

3.1.1. Domicilio y Dirección:  

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. tiene su domicilio principal en la ciudad de Pasto. Su área de producción y distribución se encuentra ubicada en la Carrera 17B No. 18–44, Barrio Navarrete.

 

La sede administrativa de la compañía está ubicada en la ciudad de Pasto, en la Carrera 17B No. 18–27, Barrio Navarrete.

 

Cuenta con una sucursal en la ciudad de Palmira, ubicada en la Carrera 28 No. 37A–40, Barrio Santa Rita

 

3.1.2. Correo Electrónico y Teléfono:

 

PRINCIPAL PASTO:  servicioalcliente@oxigenosdelsur.com

TELEFÓNO: (602) 7215366 - 3117642594

 

SUCURSAL PALMIRA: servicioalclientevalle@oxigenosdelsur.com

TELEFÓNO: (602) 2864084 – 3122960604

 

3.2. MARCO LEGAL

 

·         Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008

·         Ley 1581 de 2012

·         Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

·         Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional

·         Decreto 886 de 2014.

 

3.3. DEFINICIONES

 

Para efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se adoptan las siguientes definiciones:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de la información, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento de sus datos personales.

 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

 

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa de su fallecimiento, adquiriendo sus derechos.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato público: Dato que no es de naturaleza semiprivada, privada o sensible. Se consideran datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público. Estos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Dato biométrico: Información obtenida a partir de características físicas, fisiológicas o de comportamiento de una persona que permiten o confirman su identificación, tales como huellas dactilares, reconocimiento facial, voz o iris.

 

Imagen personal: Conjunto de atributos que permiten identificar o hacer identificable a una persona, tales como nombre, seudónimo, voz, fotografías, videos, filmaciones, facciones, fisionomía, silueta, rasgos corporales, firma, iniciales o cualquier representación gráfica o audiovisual. Su tratamiento se considerará como dato personal y, en ciertos casos, como dato sensible.

 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

 

Transferencia: Envío de datos personales por parte del responsable y/o encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado, por cuenta del responsable.

 

3.4. PRINCIPIOS

 

Con el fin de garantizar la adecuada protección de los datos personales, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, conforme a los cuales se realizará el tratamiento, transmisión y transferencia de datos personales:

 

3.4.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que deberá sujetarse a lo establecido en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen o complementen.

3.4.2. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales obedecerá a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada de manera clara al Titular.

 

3.4.3. Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos en que la ley autorice su tratamiento sin dicha autorización.

 

3.4.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

3.4.5. Principio de transparencia: OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. garantizará al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia y uso de sus datos personales.

 

3.4.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se sujetará a los límites derivados de su naturaleza, de la ley y de la Constitución. En este sentido, solo podrá ser realizado por personas autorizadas por el Titular o por quienes estén habilitados legalmente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para garantizar su consulta únicamente por personas autorizadas.

 

3.4.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento será protegida mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

3.4.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. Solo podrán suministrar o comunicar datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de actividades autorizadas por la ley.

 

3.5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION

 

De conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información tendrán los siguientes derechos:

 

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que dicha autorización no sea requerida conforme a la ley.
3. Ser informado por OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales, incluyendo, cuando aplique, el tratamiento de su imagen personal.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que haga sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante OXÍGENOS DEL SUR S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, incluyendo su imagen, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Los anteriores derechos podrán ser ejercidos por:

 

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad por los medios dispuestos por OXÍGENOS DEL SUR S.A.S.
• Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Cualquier persona autorizada por el Titular para tal efecto.

 

3.5.1. Casos en los que no es necesaria la autorización

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

a)    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b)    Datos de naturaleza pública.

c)    Casos de urgencia médica o sanitaria.

d)    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e)    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

f)     En todo caso, quien acceda a datos personales sin que medie autorización previa deberá cumplir con las disposiciones establecidas en la ley.

 

3.5.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

 

En el tratamiento de datos personales se garantizará el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

 

En principio, se prohíbe el tratamiento de datos personales de menores de edad, salvo aquellos que sean de naturaleza pública o cuando dicho tratamiento sea necesario y se encuentre debidamente autorizado por sus representantes legales, siempre que se cumplan los siguientes criterios:

 

1. Respetar y garantizar el interés superior del menor.
2.  Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. velará porque el tratamiento de estos datos se realice de manera adecuada, segura y conforme a la normatividad vigente, evitando cualquier uso indebido de la información.

 

3.6. DEBERES DE OXIGENOS DEL SUR SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. reconoce que los datos personales son de titularidad de las personas naturales y que únicamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En consecuencia, la compañía realizará el tratamiento de datos personales, incluida la imagen personal cuando aplique, únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por el Titular o las previstas en la ley.

 

En desarrollo de lo anterior, y en cumplimiento de la normativa vigente, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. asume los siguientes deberes, sin perjuicio de los demás establecidos en la ley o en disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen:

 

1. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización para el uso de imagen cuando corresponda.
3. Informar de manera clara, previa y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas, mediante la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo todas las novedades reportadas por el Titular o por fuentes autorizadas, e implementar las medidas necesarias para mantenerla actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a quien corresponda.
8. Respetar en todo momento las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos establecidos por la ley.
10. Identificar y señalar en las bases de datos, cuando corresponda, que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
11. Informar al Titular, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales, incluyendo el tratamiento de su imagen cuando aplique.
12. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los sistemas de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.
14. Utilizar únicamente datos personales cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado por el Titular o se encuentre amparado por la ley.
15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, en los casos en que esté autorizado su tratamiento, garantizando el respeto de sus derechos prevalentes.
16. Incluir en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite”, cuando corresponda, conforme a lo establecido en la ley.
17. Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos relacionados con la calidad del dato personal.
18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.
19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o por la ley.
20. Utilizar los datos personales, incluida la imagen personal, exclusivamente para las finalidades para las cuales se encuentre debidamente autorizado, garantizando en todo caso el respeto por la dignidad, la intimidad y los derechos fundamentales del Titular.

 

3.7. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales, incluida la imagen personal cuando aplique, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

3.7.1. Manifestación de la autorización

 

La autorización para el tratamiento de datos personales será otorgada por:

 

• El Titular, previa acreditación de su identidad por los medios dispuestos por OXÍGENOS DEL SUR S.A.S.
• Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Cualquier persona autorizada por el Titular para tal efecto.

 

3.7.2. Medios para otorgar la autorización

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. obtendrá la autorización a través de medios físicos, electrónicos o digitales, o mediante cualquier otro mecanismo que permita dejar evidencia del consentimiento del Titular, incluyendo conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó la autorización.

 

La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales, informando de forma clara las finalidades del mismo, incluyendo cuando corresponda el tratamiento de la imagen personal.

 

Para los datos recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente política, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. solicitará la autorización respectiva o implementará mecanismos que permitan poner en conocimiento del Titular la política de tratamiento de datos y sus finalidades.

 

3.7.3. Prueba de la autorización

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el tratamiento de sus datos personales, incluida la imagen personal cuando aplique. Para ello, adoptará las medidas necesarias que permitan registrar la forma, fecha y medio en que fue obtenida la autorización, a través de archivos físicos o repositorios electrónicos, propios o administrados por terceros autorizados.

 

3.7.4. Revocatoria de la autorización

 

El Titular podrá en cualquier momento revocar la autorización otorgada a OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales, incluida su imagen, o solicitar la supresión de los mismos, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

Para tal efecto, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. dispondrá de mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular ejercer este derecho, preferiblemente a través del mismo medio por el cual otorgó la autorización.

La revocatoria podrá ser:

 

• Total: cuando se solicite la eliminación completa de los datos personales, caso en el cual OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. deberá cesar en su tratamiento, salvo obligación legal en contrario.
• Parcial: cuando se solicite la eliminación de determinados datos o finalidades específicas, como el uso de la imagen personal o el envío de información comercial, en cuyo caso la compañía continuará tratando los datos únicamente para las finalidades no revocadas.

 

3.8. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales de clientes, pacientes, proveedores, contratistas, empleados, exempleados y, en general, de cualquier persona natural con la que tenga o haya tenido relación, permanente u ocasional, conforme a lo establecido en la normatividad vigente y en desarrollo de su objeto social.

 

Dicho tratamiento comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales, incluida la imagen personal cuando aplique.

 

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

 

a.    Desarrollar las actividades propias del objeto social de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., en especial la prestación de servicios relacionados con el suministro de oxígeno medicinal y demás gases asociados.

b.     Gestionar la atención de pacientes, incluyendo el seguimiento de terapias, control de servicios domiciliarios y hospitalarios, y el manejo de información relacionada con la salud.

c.     Administrar procesos internos, incluyendo la gestión administrativa, contable, financiera, operativa y de facturación.

d.    Cumplir las obligaciones contractuales adquiridas con clientes, proveedores, EPS, IPS, entidades públicas y privadas.

e.    Dar cumplimiento a las disposiciones legales, regulatorias, laborales, tributarias, comerciales y de seguridad social aplicables.

f.      Adelantar procesos de selección, vinculación, ejecución y terminación de relaciones laborales o contractuales.

g.    Gestionar procesos de compras, pagos, cobros, cartera y demás actividades relacionadas con la operación comercial.

h.    Realizar actividades de auditoría, control interno, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.

i.      Garantizar la seguridad de las instalaciones, bienes, información y personas, mediante sistemas de control y vigilancia.

j.      Realizar encuestas de satisfacción y evaluaciones de calidad de los servicios prestados.

k.     Adelantar actividades de comunicación, información, mercadeo y promoción de los servicios ofrecidos por la compañía.

l.      Gestionar el uso de la imagen personal de empleados, contratistas o terceros, mediante la captura, almacenamiento, uso, reproducción y difusión de fotografías, videos o cualquier otro contenido audiovisual, en medios físicos o digitales, para fines institucionales, comerciales, publicitarios, de seguridad o archivo histórico, previa autorización del Titular.

m.   Facilitar la comunicación interna entre las diferentes áreas de la compañía y con terceros autorizados.

n.    Desarrollar cualquier otra actividad necesaria para el cumplimiento del objeto social o que se derive de la relación existente con el Titular, debidamente autorizada o permitida por la ley.

o.    La Compañía utiliza sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, mediante los cuales se recolectan imágenes con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones. La información podrá ser utilizada como elemento probatorio y ser suministrada a las autoridades competentes cuando sea requerido conforme a la ley.

 

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará conforme a lo establecido en la presente política, garantizando en todo momento el respeto de sus derechos prevalentes.

 

3.8.1. Tratamiento de datos sensibles

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud de los pacientes y, cuando aplique, datos biométricos o de imagen, en los siguientes casos:

 

a.    Cuando el Titular haya otorgado su autorización explícita, salvo en los casos en que la ley no la requiera.

b.    Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c.     Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d.    Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas necesarias para la protección de la identidad del Titular.

e.    En los demás casos permitidos por la ley.

 

En todo caso, el tratamiento de datos sensibles se realizará garantizando condiciones de seguridad, confidencialidad y acceso restringido, y requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular, cuando sea aplicable.

 

3.9. AVISO DE PRIVACIDAD

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular de los datos personales, mediante el cual se le informa acerca del tratamiento que OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. dará a su información personal.

 

A través de este aviso, se comunica al titular la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información, la forma de acceder a las mismas y las características esenciales del tratamiento de sus datos personales, incluyendo aquellos recolectados a través de su sitio web, tales como datos de identificación, contacto, información de navegación, direcciones IP, cookies y datos asociados a transacciones comerciales.

 

Los datos personales serán tratados para finalidades que incluyen, entre otras: la gestión de pedidos, facturación, envío de productos, atención al cliente, comunicación comercial, actividades de mercadeo, análisis de comportamiento en el sitio web y prevención de fraude.

 

Asimismo, el titular es informado que sus datos podrán ser compartidos con terceros encargados del tratamiento, tales como proveedores tecnológicos, plataformas de comercio electrónico y herramientas de análisis web, así como en los casos exigidos por la ley.

 

El Aviso de Privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

 

a)    La identificación, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

b)     La finalidad del tratamiento de los datos personales.

c)     Los derechos que le asisten al titular.

d)     Los mecanismos dispuestos para que el titular conozca la Política de Tratamiento de la Información y sus modificaciones.

e)     El carácter facultativo de la respuesta frente a preguntas que versen sobre datos sensibles.

 

3.10. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. garantizará el derecho de acceso de los Titulares a sus datos personales, previa acreditación de su identidad, legitimación o la de su representante.

 

En cumplimiento de este derecho, la compañía pondrá a disposición del Titular, sin costo alguno, la información personal que repose en sus bases de datos, de manera clara, completa, detallada y comprensible.

 

El acceso podrá ser otorgado a través de medios físicos, electrónicos o digitales que permitan la consulta directa de la información, garantizando en todo momento la seguridad y confidencialidad de los datos personales.

 

En todo caso, el acceso a la información se realizará conforme a los términos establecidos en la ley, permitiendo al Titular conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando a ello hubiere lugar.

 

 

3.11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. garantizará a los Titulares el ejercicio de sus derechos mediante la implementación de procedimientos claros, ágiles y accesibles para la atención de consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, incluida la información relacionada con su imagen personal cuando aplique.

 

3.11.1. Consultas

 

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o aquella vinculada con la identificación del Titular.

 

Para la atención de consultas, la compañía:

 

• Dispondrá de canales de atención físicos, electrónicos y/o digitales.
• Podrá implementar formularios, sistemas u otros mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho.
• Utilizará sus canales de atención al cliente para la recepción y gestión de solicitudes.

 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará oportunamente al interesado, indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

 

Las consultas podrán ser presentadas a través de los siguientes canales:

 

• Correo electrónico: servicioalcliente@oxigenosdelsur.com  (Pasto) o servicioalclientevalle@oxigenosdelsur.com  (Palmira).
• Comunicación escrita dirigida a las sedes de la compañía.

 

En todos los casos, el Titular deberá indicar el derecho que desea ejercer y acreditar su identidad.

 

3.11.2. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes legales, podrán presentar un reclamo ante OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., el cual será tramitado conforme a las siguientes reglas:

 

1. El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que lo motivan, la dirección de contacto y los documentos que se pretendan hacer valer.
2. Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” junto con el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. En caso de no ser posible atenderlo en dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

 

3.11.3. Petición de actualización y/o rectificación

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. actualizará o rectificará la información personal a solicitud del Titular cuando esta resulte incompleta, inexacta o desactualizada, conforme al procedimiento establecido para reclamos.

 

El Titular deberá indicar la información que desea actualizar o corregir y aportar los documentos que soporten su solicitud. La compañía podrá habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, incluyendo medios electrónicos o digitales.

 

3.11.4. Petición de supresión de datos

 

El Titular tendrá derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, incluida su imagen, en los siguientes eventos:

 

1. Cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la normatividad vigente.
2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
4.  

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de las bases de datos de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., conforme a lo solicitado por el Titular.

No obstante, este derecho no es absoluto, por lo que la compañía podrá negar la supresión cuando:

 

a. Exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
b. La eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular, para cumplir una obligación legal o para el desarrollo de una función de interés público.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en OXIGENOS DEL SUR SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales OXIGENOS DEL SUR SAS garantiza:

 

·         Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

·         Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

·         Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

·         En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

·         Las consultas podrán formularse a la dirección de correo electrónico servicioalcliente@oxigenosdelsur.com por atenciones en la oficina principal Pasto o servicioalclientevalle@oxigenosdelsur.com por atenciones en sucursal Palmira indicando  en  el  asunto  el derecho  que  desea ejercer, o mediante correo ordinario remitido a la  Cra 17B No 18 - 27 B/Navarrete para Pasto o Cra 28 No 37A – 40 B/ Santa Rita  sucursal Palmira.

 

3.11.2. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante OXIGENOS DEL SUR SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1.   El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a OXIGENOS DEL SUR SAS a la dirección de correo electrónico servicioalcliente@oxigenosdelsur.com por atenciones en la oficina principal Pasto o servicioalclientevalle@oxigenosdelsur.com por atenciones en sucursal Palmira indicando  en  el  asunto  el derecho  que  desea ejercer, o mediante correo ordinario remitido a la  Cra 17B No 18 - 27 B/Navarrete para Pasto o Cra 28 No 37A – 40 B/ Santa Rita  sucursal Palmira, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2.      En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

3.      Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

4.      El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3.11.3. Petición de actualización y/o rectificación

 

OXIGENOS DEL SUR SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

 

1.      El titular deberá allegar la solicitud a la dirección de correo electrónico servicioalcliente@oxigenosdelsur.com por atenciones en la oficina principal Pasto o servicioalclientevalle@oxigenosdelsur.com por atenciones en sucursal Palmira indicando  en  el  asunto  el derecho  que  desea ejercer, o mediante correo ordinario remitido a la  Cra 17B No 18 - 27 B/Navarrete para Pasto o Cra 28 No 37A – 40 B/ Santa Rita  sucursal Palmira indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

2.      OXIGENOS DEL SUR SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

3.11.4. Petición de supresión de datos

 

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a OXIGENOS DEL SUR SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

 

1.    Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2.    Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3.    Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por OXIGENOS DEL SUR SAS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia OXIGENOS DEL SUR SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

 

a.        El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b.      La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c.       Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

3.12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. dará cumplimiento a la obligación de registro de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

 

El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el país y será de libre consulta para los ciudadanos, en los términos definidos por el Gobierno Nacional.

Sin perjuicio de lo anterior, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. se reserva la facultad de clasificar como confidencial aquella información que repose en sus bases de datos, de conformidad con las disposiciones legales aplicables, garantizando en todo caso la protección de los datos personales, incluidos aquellos de carácter sensible y la información relacionada con la imagen personal.

 

3.13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

En cumplimiento del principio de seguridad, OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. adoptará e implementará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o fraude.

 

Dichas medidas serán aplicadas de acuerdo con la naturaleza de los datos tratados, incluyendo datos sensibles relacionados con la salud y, cuando aplique, la imagen personal, garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

 

3.14. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

OXÍGENOS DEL SUR S.A.S., identificada como se indica en el presente documento, será la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades.

 

Para efectos del ejercicio de los derechos por parte de los Titulares, la compañía pone a disposición los canales de atención definidos en la presente política.

 

3.15. VIGENCIA

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 12 de mayo de 2017.

 

Los datos personales, incluida la información relacionada con la imagen, serán tratados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades establecidas en esta política, así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales y tributarias a cargo de OXÍGENOS DEL SUR S.A.S.

 

La presente política podrá ser modificada en cualquier momento por OXÍGENOS DEL SUR S.A.S. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a los Titulares a través de los medios dispuestos por la compañía.

 

 

HIRO GENARO ROSERO ESPAÑA

Gerente General

 

4. ACTUALIZACIONES

 

 

ACTUALIZACION REALIZADA	Fecha	VERSION ANTERIOR
Creación de documento	12-05-17	N.A
Revisión general de documento	21-08-24	01
Actualización general del documento de creación	21/03/26	02